Wie krijgt straks welke factuur? De nieuwe facturering uitgelegd
Examenkandidaten, opleiders en nascholingsaanbieders krijgen straks ieder hun eigen facturen. Voor werkgevers die personeel regelen is dit een aandachtspunt, want de administratie loopt deels anders.
Regel jij de spuitlicenties van je medewerkers? Neem dit dan even door. In het nieuwe systeem van Groene Erkenningen verandert wie welke factuur krijgt. En dat is niet altijd wie je verwacht.
Wie krijgt wat?
De examenkandidaat krijgt de facturen voor certificaten en passen, en voor de registerbijdrage. Die kosten komen dus bij de persoon terecht, niet automatisch bij het bedrijf.
De opleider krijgt de factuur voor examens die hij zelf inboekt of aanvraagt.
Boekt een kandidaat zijn examen zelf? Dan gaat de rekening naar hem. Hier gaat het in de praktijk mis. Een medewerker die zelfstandig een flextoets inplant, krijgt de factuur op zijn eigen naam.
De nascholingsaanbieder krijgt per e-mail een factuur voor nieuwe nascholingsactiviteiten die hij indient, en voor de afdracht over afgenomen bijeenkomsten.
Wat betekent dit voor jou?
In je werk. Niets. Dit gaat puur over de administratie.
In je portemonnee. Hier zit het knelpunt voor werkgevers. Liep alles vroeger via één punt, straks kan de registerbijdrage bij je medewerker persoonlijk terechtkomen terwijl de examenkosten via de opleider lopen. Zonder afspraken vooraf krijg je declaraties achteraf.
In je administratie. Ieder personeelslid heeft een eigen, persoonlijk e-mailadres nodig. Daar gaan de facturen, de inloggegevens en het digitale certificaat heen. Een gedeeld bedrijfsadres werkt niet, want certificeringen zijn persoonsgebonden en worden aan één uniek adres gekoppeld.
Later. De registerbijdrage komt jaarlijks terug. Regel dus één keer goed wie hem betaalt, in plaats van dat elk jaar opnieuw uit te zoeken.
Wat kun je nu doen?
- Maak afspraken over wie wat betaalt en declareert, vooral bij de registerbijdrage.
- Controleer of iedere medewerker een eigen e-mailadres heeft geregistreerd.
- Spreek af of medewerkers zelf een examen mogen boeken. Zo ja, leg dan vast hoe ze die factuur declareren.
Examens boeken wordt flexibeler
Er verandert ook iets praktisch. Kandidaten kunnen inloggen en via de webshop zelf een examen boeken, op een datum en locatie die hun uitkomt. De flexlocaties liggen verspreid over heel Nederland. Betalen kan met iDEAL of met een examencoupon.
Dat geeft ruimte om een examen te plannen als het werk het toelaat. Denk er wel aan: wie zelf boekt, krijgt zelf de factuur.
En je nascholing bij AgriLearn?
Daar verandert niets. Bestel je cursussen voor je personeel, dan loopt dat zoals je gewend bent. Wil je een offerte voor meerdere medewerkers, dan maken we die graag.
Vragen over facturen en de overgang?
Heb je een licentie gewasbescherming, bel dan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO): 088 042 42 42, keuzemenu 1, 1, 3. Voor andere certificeringen kun je terecht bij Examenadviesburo via [email protected] of 085 799 0985.
Veelgestelde vragen
Wie betaalt straks de registerbijdrage?
De examenkandidaat zelf. Die factuur komt op naam van de persoon, niet automatisch bij het bedrijf, ook niet als de werkgever de licentie regelt.
Wie krijgt de factuur als een medewerker zelf een examen boekt?
De kandidaat zelf. Boekt een medewerker zelfstandig een flextoets in, dan komt de rekening op zijn eigen naam, ook als de werkgever de licenties normaal centraal regelt.
Wat kan een werkgever het beste vooraf regelen?
Maak afspraken over wie wat betaalt en declareert, vooral voor de jaarlijkse registerbijdrage. Zorg daarnaast dat iedere medewerker een eigen, persoonlijk e-mailadres heeft geregistreerd, want facturen, inloggegevens en het digitale certificaat gaan daarheen.
Verandert er iets aan hoe ik cursussen bij AgriLearn bestel?
Nee. Bestel je cursussen voor je personeel bij AgriLearn, dan loopt dat zoals je gewend bent. Wil je een offerte voor meerdere medewerkers, dan maken we die graag voor je.
Mag ik één bedrijfsmailadres gebruiken voor al mijn medewerkers?
Nee, dat werkt niet. Certificeringen zijn persoonsgebonden en worden aan één uniek e-mailadres gekoppeld. Elke medewerker heeft dus een eigen adres nodig.